POLITYKA PRYWATNOŚCI DLA KANDYDATÓW DO PRACY W JMDiF

Dziękujemy za zainteresowanie prowadzonym procesem rekrutacyjnym. Ochrona prywatności kandydatów do pracy jest dla nas ważna. Dokładamy wszelkich starań, aby w odpowiedni sposób zabezpieczyć Twoje dane osobowe i w przejrzysty sposób przedstawić Ci w jaki sposób z nich korzystamy.

Od 25 maja 2018 roku rozpoczną stosowanie nowe europejskie przepisy o ochronie danych w postaci Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1) („RODO”).

W związku z tym chcielibyśmy Cię poinformować o przetwarzaniu Twoich danych osobowych, a więc danych osobowych, które nam podajesz w ramach formularza aplikacyjnego i Twojego CV kandydując do nas o pracę i zasadach ich przetwarzania w ramach procesu rekrutacyjnego po dniu 25 maja 2018 roku.

Niniejsza polityka („Polityka Prywatności”), przygotowana przez spółkę Jeronimo Martins Drogerie i Farmacja spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Żniwnej 5, 62-025 w Kostrzynie (dalej jako „Administrator”, „Spółka” lub „my”, „nas”) jest skierowana do kandydatów do pracy / współpracy w Spółce, składających swoje aplikacje drogą elektroniczną z wykorzystaniem systemu eRecruiter.

Złożenie aplikacji za pomocą tego systemu skutkuje wzięciem udziału w procesie rekrutacyjnym na dane stanowisko, a w konsekwencji Administrator uzyska podstawę prawną do przetwarzania Twoich danych osobowych na cele związane z tym procesem rekrutacyjnym – a w przypadku wyrażenia odrębnej zgody – również na przyszłe procesy rekrutacyjne prowadzone przez Spółkę.

Poniżej znajdziesz poszczególne reguły przetwarzania Twoich danych osobowych w procesie rekrutacyjnym, w tym Twoje prawa.

1.  Kto odpowiada za Twoje dane osobowe? (Administrator)

Administratorem Twoich danych osobowych jest Jeronimo Martins Drogerie i Farmacja spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Kostrzynie, (kod: 62-025) przy ul. Żniwnej 5, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000322116, NIP: 2090001776.

2.  Jak się skontaktować z Administratorem ?

W sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych przez Administratora skontaktuj się z nami za pomocą poczty elektronicznej na adres:jmdif.dzial.personalny@jmpolska.com.

3.  Na jakiej podstawie i w jakim celu przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Zobowiązujemy się do przetwarzania Twoich danych osobowych w sposób zgodny z prawem na podstawie jednej z poniższych przesłanek w zależności od tego czy praca na stanowisku, na które kandydujesz odbywać się będzie w oparciu o umowę o pracę lub inną umowę o współpracę ( umowę cywilnoprawną).

3.1 Umowa o pracę. Twoje dane osobowe, w przypadku, gdy praca na danym stanowisku odbywać się będzie w oparciu o umowę o pracę, są przetwarzane przez Administratora:

a)  w zakresie imienia i nazwiska, daty urodzenia, miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji), wykształcenia oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (obowiązek prawny ciążący na Administratorze), w celu realizacji procesu rekrutacyjnego, natomiast

b)  w zakresie przekazanych nam przez Ciebie danych innych niż wskazanych w podpunkcie a) powyżej – na podstawie Twojej zgody na przetwarzanie danych osobowych, w celu realizacji procesu rekrutacyjnego (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO),

c)  w zakresie w jakim jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub też innym postępowaniu pozasądowym - w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed takimi roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

3.2 Umowa cywilnoprawna. Jeżeli rekrutacja zmierza do zawarcia umowy o współpracę, o świadczenie usług lub innej cywilnoprawnej, Twoje dane osobowe są przetwarzane przez Administratora:

a)  w zakresie imienia i nazwiska, daty urodzenia, adresu zamieszkania, nr telefonu, wykształcenia oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, jako dane niezbędne do podjęcia działań przed ewentualnym zawarciem umowy cywilnoprawnej,

b)  w zakresie przekazanych nam przez Ciebie danych osobowych innych niż wskazanych w podpunkcie a) powyżej – na podstawie Twojej zgody na przetwarzanie danych osobowych, w celu realizacji procesu rekrutacyjnego (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO),

c)  w zakresie w jakim jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub też innym postępowaniu pozasądowym - w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed takimi roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

Niezależnie od tego czy rekrutacja zmierza do zawarcia umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, w przypadku wyrażenia przez Ciebie dodatkowej zgody na przetwarzane Twoich danych osobowych zawartych w udostępnionym nam formularzu aplikacyjnym lub CV na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych, podstawą przetwarzania jest ta zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).

Informujemy Cię, że w ramach celów wskazanych w pkt 3.1.c i 3.2 c powyżej, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe na podstawie naszego uzasadnionego interesu, o ile w świetle Twoich rozsądnych oczekiwań nadrzędne nie są Twoje interesy lub podstawowe prawa i wolności nad naszym interesem jako Administratora.

4.  Jakie masz prawa wobec danych osobowych?

Na podstawie przepisów RODO przysługują Ci liczne prawa w odniesieniu do Twoich danych osobowych. Poniżej znajduje się ogólny opis Twoich praw:

a)  Dostęp do danych osobowych. W każdym czasie możesz skorzystać z prawa dostępu do swoich danych.

b)  Sprostowanie i uzupełnienie danych. Masz prawo żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania Twoich danych osobowych, które są nieprawidłowe, a także żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.

c)  Prawo do usunięcia danych. Masz prawo do żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia Twoich danych osobowych w każdym z następujących przypadków:

·  gdy dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;

·  gdy wniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania danych, o którym mowa w pkt. e) poniżej i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania tych danych;

·  gdy dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem;

·  gdy dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii Europejskiej lub prawie polskim.

Administrator nie będzie mógł jednak usunąć Twoich danych osobowych w zakresie w jakim ich przetwarzanie będzie niezbędne (i) do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji, (ii) do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii Europejskiej lub prawa polskiego, (iii) do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

d)  Prawo do ograniczenia przetwarzania danych. Masz prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania w przypadkach, gdy:

·  kwestionujesz prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;

·  przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a sprzeciwiasz się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;

·  Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Tobie, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

·  wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania, o którym mowa w pkt. e) poniżej – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec Twoich podstaw sprzeciwu.

e)  Prawo do sprzeciwu. Masz prawo zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych w przypadku, gdy Administrator przetwarza te dane w prawnie uzasadnionym interesie, w tym w celu marketingu bezpośredniego. W zakresie w jakim dane przetwarzane są w celu innym niż marketing bezpośredni, Administrator danych może nie uwzględnić sprzeciwu jeśli wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

f)  Prawo do cofnięcia zgody. W zakresie w jakim przetwarzanie Twoich danych osobowych następuje w oparciu o Twoją zgodę, masz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

g)  Prawo do przenoszenia danych. Masz prawo otrzymać od Administratora w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego swoje dane osobowe, które dostarczyłeś podczas procesu rekrutacyjnego. Masz także prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi.

h)  Prawo do skargi. Masz prawo do wniesienia skargi na przetwarzanie danych osobowych przez Administratora do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Główny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (w przyszłości ma to być Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Uprawnienia, o których mowa w pkt. a)-h) powyżej można wykonać poprzez skontaktowanie się z Administratorem w sposób określony w pkt. 2 powyżej, tj. kontaktując się na adres e-mail: jmdif.dzial.personalny@jmpolska.com.

5.  Podanie danych osobowych

Podanie przez Ciebie danych osobowych w procesie rekrutacyjnym w zakresie imienia i nazwiska, daty urodzenia, miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji), wykształcenia oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia jest warunkiem wzięcia udziału w danym procesie rekrutacyjnym. Niepodanie tych danych uniemożliwi wzięcie udziału w rekrutacji. W pozostałym zakresie określonym w formularzu aplikacyjnym, podanie danych osobowych jest dobrowolne. Zachęcamy jednak do podania danych kontaktowych takich jak adres e-mail i numer telefonu, ponieważ pozwoli to na usprawnienie kontaktu z Tobą.

6.  Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?

Możemy udostępniać Twoje dane osobowe następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych:

a)  Usługodawcom świadczącym usługi w naszym imieniu. W umowach zawieranych z takimi usługodawcami wymagamy przestrzegania obowiązujących przepisów o ochronie danych. Usługi te świadczy dla nas firma eRecruitment Solutions sp. z o.o.

b)  Jeżeli obowiązek taki wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, Administrator może też udostępniać Twoje dane osobowe osobom trzecim, w szczególności uprawnionym organom państwowym.

7.  Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe ? (Okres przechowywania danych)

Administrator dokłada wszelkich starań aby Twoje dane osobowe przetwarzane były w sposób adekwatny i tak długo jak jest to niezbędne do celów, w jakich zostały one zebrane. Mając to na uwadze, w związku z procedurą rekrutacyjną, wyróżniamy dwa zakresy przetwarzania danych:

a)  aktywne przetwarzanie danych, tj. przetwarzanie w każdy sposób niezbędny z perspektywy celu w jakim dane zostały zebrane, które trwa 6 miesięcy,

b)  przetwarzanie danych w trybie ‘nieaktywnym’, polegające na zaniechaniu aktywnego przetwarzania danych i ograniczenie się wyłącznie do ich przechowywania na wypadek ewentualnych roszczeń. 

W zakresie w jakim Twoje dane osobowe zostały zebrane wyłącznie na potrzeby danego procesu rekrutacyjnego, przetwarzamy je w sposób aktywny wyłącznie w okresie prowadzenia danego procesu rekrutacyjnego, tj. 6 miesięcy. Po zakończonym procesie dane mogą być przetwarzane w trybie ‘nieaktywnym’ przez okres, w którym możesz dochodzić roszczeń w związku z procesem rekrutacyjnym, nie dłużej jednak niż przez 10 lat (w przypadku kandydowania na stanowisko objęte umową o pracę) lub 5 lat (w przypadku umowy cywilnoprawnej) od dnia zdarzenia, z którym związane jest roszczenie, a następnie są one usuwane.

Jeżeli wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane te przetwarzane są przez nas w sposób aktywny przez okres 2 lat, a następnie dane te mogą być przetwarzane w trybie ‘nieaktywnym’ przez okres, w którym możesz dochodzić roszczeń w związku z procesem rekrutacyjnym, nie dłużej jednak niż przez 10 lat (w przypadku kandydowania na stanowisko objęte umową o pracę) lub 5 lat (w przypadku umowy cywilnoprawnej) od dnia zdarzenia, z którym związane jest roszczenie. Po upływie tego okresu, Twoje dane osobowe są usuwane.

8.  Zmiany Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności może ulec zmianie w szczególności w przypadku, gdyby potrzeba lub obowiązek wprowadzenia takich zmian wynikały ze zmiany stosownych przepisów prawa lub sposobu prowadzenia rekrutacji, w tym zmian odbiorców danych.

Osoby, których dane są przetwarzane zgodnie z niniejszą Polityką Prywatności zostaną powiadomione o jej zmianach.